Tämä on kuitenkin historiaa Ruotsissa yli sadassa virastossa ja niiden työntekijöillä, sillä kaikki matkakulut kulkevat digitaalisesti.
Paljon työssä matkustavien ilme muuttuu kun ”matkalasku” otetaan puheeksi. Paljon erilaisia papereita on pidettävä tallessa, ja puuttuva kuitti tai tosite, näkyy heti myös työntekijän lompakossa. Tämä ei ole kuitenkaan enää ongelma yli sadassa ruotsalaisessa virastossa, koska ne käyttävät Nordic Travel Clearingin Travel Clearing – järjestelmää, jonka avulla kaikki hotelleista aina vuokra-autoihin on mahdollista käsitellä täysin digitaalisesti, ilman mitään papereita.
Eri työnantajilla on erilaisia ratkaisuja matkakuluihin, jotkut antavat henkilöstölleen luottokortteja, joista on toimitettava raportti kuukausittain, kun taas toisissa yrityksissä työntekijä käyttää omaa rahaansa. Riippumatta siitä mitä järjestelmää käytetään, on työntekijän velvollisuus huolehtia, että kaikki kuitit ja tositteet ovat tallessa ja kelpaavat kirjanpitoon. Vaikka digitalisoituminen on lisääntynyt, siitä huolimatta on edelleen erilaisia tositteita mistä matkaajan tulee huolehtia, kuten esimerkiksi junaliput, taksikuitit, vuokra-autojen kulut, lentokenttäbussit, puhumattakaan hotelleista.
”Paljon matkustavat voivat joutua käsittelemään suuria summia ja kadotettu kuitti voi tulla kalliiksi työntekijälle ”, sanoo Travel Clearingin toimitusjohtaja Andreas Brase. ”Lisäksi perinteinen tapa vaatii paljon hallinnollista työtä”.
Halmstadissa toimiva Travel Clearing on kehittänyt järjestelmän, jolla perinteisille kuiteille ja matkalaskuille voidaan sanoa hyvästi – aina pienimpään taksikuittiin asti. Heti kun matka tai hotelli on varattu matkatoimiston kautta, kaikki tarvittava tieto digitalisoidaan. Jos varattua matkaa varten tarvitaan e-lippu, se lähetään sähköpostitse matkustajalle. Kaikki tiedot siitä, kuka matkustaa ja minne, mahdolliset kustannuspaikat jne. syötetään suoraan järjestelmäämme, josta lähetämme kuukausittain e-laskun. E-lasku maksetaan automaattisesti yrityksenne matkatililtä. Tämä tarkoittaa, että hallinnollinen työ pidetään minimissä!
Kaikille organisaation matkustajille on lisätty tarvittavat tilaustiedot eri sovelluksiin, joita yrityksenne käyttää ilman matkatoimistoa varattujen matkojen maksamiseen. Sovellukset voivat olla takseja, junia, julkisen liikenteen lippuja tai hotelleja, jotka on erilaisista syistä varattava henkilökohtaisesti, ja joista vaaditaan usein digitaalinen lippu.
Nykyään Travel Clearingia käyttävät monet suuret ruotsalaiset yritykset ja yli 100 virastoa.
Ota yhteyttä täyttämällä lomake, jos haluat lisätietoja.
