ALV, jonka yritykset maksavat ulkomailla, on rahaa, joka oikeastaan kuuluu maksajayritykselle. ALV:n palauttaminen voi kuitenkin osoittautua niin monimutkaiseksi, että monet yritykset luopuvat niiden hakemisesta. Travel Clearing tarjoaa automatisoitua tapaa, jolla yrityksenne voi yksinkertaisesti palauttaa kaikki arvonlisäverot, jotka liittyvät ulkomailla vietettyihin hotelliyöpymisiin. ALV voi muodostaa jopa 10% kokonaiskustannuksista!
Pelkästään Euroopassa arvioidaan, että yritykset laiminlyövät palautuksien hakemista yli 150 miljardin euron arvosta vuosittain. Suuri osa tästä liittyy hotellikustannuksiin, joissa arvonlisävero voi olla 7 – 20%.
Vaikka yritys käyttää jotain palvelua alv-palautukseen, on niitä majoituksen osalta yleensä vaikea saada takaisin, koska hotellien laskut eivät usein sisällä palautukseen tarvittavia tietoja. Perustiedot, joita tarvitaan matkakulujen kirjaamiseen ja matkalaskujen maksamiseen löytyvät kuiteista, mutta usein laskuista puuttuvat yksityiskohtaiset verotiedot, joita alv-virasto saattaa vaatia.
Ongelma on siinä, että kaiken tiedon on oltava kuitissa maksuhetkellä. Erityiset matkakulujärjestelmät tai ”kuitti selfiet”, eivät siis ole vaihtoehtoja arvonlisäveron palautuksille, koska maksu on silloin jo suoritettu ”tason 1” mukaisesti (eri tasojen välinen ero näkyy alla olevassa kuvassa).
Ratkaisuna on käyttää matkatoimistoa, joka maksaa hotellille ”Taso 3” maksulla. Tällaisessa ratkaisussa hotelli vastaanottaa maksunsa samanaikaisesti, kun kaikki tarvittavat tiedot automaattiseen arvonlisäveron palautukseen dokumentoidaan sähköisesti.
Taso 1
Tavallinen korttiosto, jossa kortin haltijalle tulevat tiedot ovat rajalliset.
Taso 2
Kuin taso 1, mutta kahdella lisäkentällä: arvonlisävero ja asiakaskoodi. Erityinen laitteisto ja ohjelmisto tarvitaan näiden tietojen noutamiseen.
Taso 3
Yksityiskohtaiset kenttätiedot B2B-asiakkaille. Vaatii edistynyttä, sertifioitua maksutekniikkaa, tarjoaa parhaat maksuehdot.
Yrityksen kirjanpitojärjestelmä vastaanottaa yksityiskohtaisen tiedoston kerran kuukaudessa kaikista tapahtumista. Se tarkoittaa myös, että matkustajien ei tarvitse tallentaa kuitteja, koska kaikki tarvittavat tiedot menevät elektronisesti kirjanpitojärjestelmiin. Yrityksen ulkomailla maksama arvonlisävero palautetaan yritykselle yhden tai useamman kerran vuodessa. Samalla on myös mahdollista nopeasti ja yksinkertaisesti tuottaa tilastoja ja kustannustietoja esimerkiksi asiakaslaskuille.
Keskitä kaikki yrityksen matkat matkatilillesi
Matkatili ei mahdollista vain arvonlisäveron palauttamista ulkomaisista hotellimaksuista. Se voi myös säästää paljon aikaa ja rahaa hallinnossa – sekä yksittäiselle matkustajalle että työnantajalle. Mitä enemmän matkoja maksetaan matkatilin kautta, sitä suurempi säästö on, ilman pienintäkään papereiden, lomakkeiden tai kuittien tarvetta.
Yrityksen matkatilille on kuitenkin myös mahdollista lisätä kustannuksia, jotka eivät tule matkatoimistolta. Travel Clearing tarjoaa palvelun, jonka avulla yritys voi maksaa melkein kaikki matkakulut suoraan matkatililtä. Junamatkat, vuokra-autot, taksit ja jopa paikallinen liikenne ja lentokenttäbussit.
Aivan kuten hotellilaskuissa, kaikki tarvittavat tiedot sisällytetään täysin automaattisesti eikä kuitteja tai lomakkeita enää tarvita.
Haluatko lisätietoja siitä, mitä Travel Clearing integroituna matkatiliin, voisi tarkoittaa yrityksellesi?
