Why do we lose receipts but not money?

Miksi hukkaamme kuitteja, mutta emme rahaa?

Huolimatta siitä, että suurin osa meistä ei ole koskaan hukannut 100 euron seteliä, monet meistä ovat kadottaneet saman arvoisen taksikuitin. Tämän huomaa yleensä vasta, kun on aika jättää matkalasku…
Yli sadassa ruotsalaisessa virastossa ja sadoissa suurissa yrityksissä tämä ei ole enää ongelma, koska Travel Clearing on poistanut kaikki kuitit ja tositteet, sekä paperiset että digitaaliset.

Joillakin kuiteilla on taipumus kadota, vaikka olisit kuinka huolellinen niiden kanssa. On melkein enemmän sääntö kuin poikkeus, että joku kuitti on kateissa, kun on aika tehdä matkalasku. Usein kyse on taksikuiteista tai juna- ja lentokenttäbussien lipuista, mutta jopa hotellin isoilla A4-kuiteilla on tapana kadota tavalla, jota harvoin tapahtuu setelien kanssa. Niistä voi tulla kalliita meille, jotka matkustamme paljon, kun emme saa rahojamme takaisin talousosastolta. Tai joudumme maksamaan takaisin yrityksen maksukortilla tehdyn ostoksen.

Yli sadassa ruotsalaisessa virastossa ei ole enää tätä ongelmaa. Niissä käytetään nykyään Halmstadissa toimivan yrityksen Travel Clearing -järjestelmää, joka maksaa kaiken hotellien ja maanalaisten lippujen välillä täysin ilman kuittia. Ei kuitteja matkakustannuksista, ei edes digitaalisia!

Kun matkakulut maksetaan – joko suoraan tai matkatoimiston kautta -, rahat menevät suoraan yrityksen matkatililtä. Kaikki tiedot siitä, kuka matkusti, missä hän matkusti, ja mahdolliset kustannuspaikat, menevät suoraan yrityksen liiketoimintajärjestelmään. Kenenkään ei tarvitse odottaa rahojaan eikä tehdä matkalaskuja.

Sisäisestä hallinnosta tulee minimaalinen.

Travel Clearing asettaa käyttäjäprofiilit työntekijöille sekä matkatoimistoissa että eri sovelluksissa, joita käytetään kustannuksiin, joita ei voida varata etukäteen: kuten taksit tai paikallisliikenne. Varaukset ja maksut tehdään tällöin aivan normaalisti ja yrityksen matkakäytäntöjen mukaisesti.
”Monissa kuitittomiksi kutsutuissa järjestelmissä paperikuitit on vain muutettu kuva- tai PDF- tiedostoiksi”, kertoo Andreas Brase Travel Clearingistä.
”Täällä ei ole lainkaan kuitteja. On vain numeroita, jotka menevät suoraan kirjanpitoon. Jokaiselle maksetaan ajallaan, ja ajansäästö voi tarkoittaa kymmeniä tunteja työntekijää kohti vuodessa! ”
Travel Clearing -järjestelmää ovat jo usean vuoden ajan käyttäneet kaikki maan suurimmat virastot ja yhä useammat suuret yritykset, kuten esimerkiksi PostNord ja Swedbank.

Haluatko tietää miten se toimii todellisuudessa?
Täytä lomake täällä niin toimitamme lisätietoja.

Vieritä ylös