Betal utenlandshotellet på rett måte – få tilbake all moms automatisk.

Moms som betales av bedriften i utlandet er penger som egentlig tilhører den betalende bedriften. Men å få tilbake disse momspengene kan være så komplisert at mange dropper det. Nå finnes det en enkel måte for å helt automatisk få tilbake all den momsen for hotellovernattinger i utlandet. Noe som kan handle om 10 % av totalkostnaden!

Bare i Europa regner man med at bedriften lar være å kreve tilbake mer enn €150 milliarder Euro i moms hvert år. En stor del av dette handler om kostnader for hotell, der momsen kan være fra 7 – 20 %.

Selv om bedriften har en tjeneste for moms-refusjon så kan det være vanskelig å få tilbake penger for hotellkostnader da fakturaene ofte ikke inneholder den informasjonen som trengs. Selv om de har all den informasjonen som kreves for bokføring og utbetaling av reiseregninger så kan det mangle spesifikke detaljer som for eksempel moms-myndighetene krever.

Problemet ligger i at all informasjon må væra med i selve betalingstilfellet. Derfor er spesielle reiseregningssystemer eller fotograferte kvitteringer ikke et alternativ for moms-refusjon ettersom betalingen da allerede har skjedd i likhet med det som kalles ”Nivå 1” (på bildet under kan du se forskjellen mellom de ulike nivåene.)

Løsningen er å benytte et reisebyrå som betaler hotellet med en så kalt ”Nivå 3” løsning.
I en sådan løsning får hotellet sin betaling samtidig som all nødvendig informasjon får automatisert momsrefusjon dokumentert elektronisk.

Nivå 1
Et vanlig kortkjøp med begrenset informasjon til eieren av kortet om transaksjonen.

Nivå 2
Som nivå 1, men med to ekstra felt: mva og kundeID. Det trengs spesiell hard/software for å samle inn denne dataen.

Nivå 3
Detaljert informasjon for B2B- kunder. Krever avansert betalingsteknologi , gir de beste transaksjonsvilkårene.

En gang i måneden kommer en fil med alle kontoens transaksjoner og alle disse detaljene til bedriftens revisjon. Det gjør også at den som reiser ikke trenger å spare på kvitteringer ettersom all informasjon som man trenger gått direkte inn i bokføringen. En eller flere ganger per år, betales momsen som bedriften har betalt i utlandet tilbake til bedriften. Samtidig går det også raskt og enkelt å ta frem statistikk og kostnadsunderlag for eksempel til kundefakturaer.

Få inn alle reisene til bedriften på reisekontoen

Reisekontoen gjør ikke bare at du kan få tilbake moms på utenlandske hotellnetter. Det kan også spare mye tid og penger i administrasjon – både for den enkelte reisende og for arbeidsgiveren. Jo fler reiser som betales gjennom reisekontoen desto større besparing, ettersom alle løse kvitteringer og all håndtering av reiseregninger forsvinner.

Det går også an å få inn alle kostnader som ikke kommer fra reisebyrået på bedriftens reisekonto. Den svenske bedriften Travel Clearing har en tjeneste som lar bedriften samle nesten alle sine reisekostnader på reisekontoen. Togreiser, leiebiler, taxi og til og med lokaltrafikk og flybusser.

Akkurat som et opphold på hotell, kommer all nødvendig informasjon med helt automatisk og kvitteringer trengs ikke.

Vil du vite mer om hva Travel Clearing og reisekonto kan bety for din bedrift?
Fyll i skjemaet her