Hvorfor mister man kvitteringer men ikke penger?

Hvorfor mister man kvitteringer men ikke penger?

Tross at de fleste av oss aldri har mistet en 500-lapp, så er vi mange som har mistet en Taxi-kvittering med samme verdi. Noe vi oppdager først når man sitter med reiseregningen…
På fler enn 100 svenske myndigheter og et hundretalls store bedrifter er dette ikke lengre et problem. Der har Travel Clearing helt tatt bort alle kvitteringer fra reisevirksomheten. Både papir-varianten og den digitale.

Det er merkelig dette her med kvitteringer. Hvor nøye man enn er, så er det nesten mer regel enn unntak at man mangler en kvittering når det er tid for reiseregning. Ofte er det Taxi-kvitteringen eller tog og flybuss billetter, men ti log med hotellene sine store A4-kvitteringer kan forsvinne på en måte som sedler sjelden gjør. Resultatet er at det blir dyrt for oss som reiser, når vi ikke får våre penger fra regnskapsavdelingen. Eller tvinges til å betale tilbake for et innkjøp på bedriftskortet.

På fler enn 100 svenske myndigheter er dette ikke lengre et problem. Her benytter man nå Halmstad-bedriften Travel Clearing sitt system som gjør betalingen av alt fra hotell til t-bane helt kvitteringsløst. Det betyr INGEN kvitteringer på reisekostnader. Ikke en gang de digitale.

Når en reisekostnad betales – være seg det er direkte eller via reisebyrå – så går penger direkte fra bedriftens reisekonto. All informasjon om hvem som har reist, hvor han eller hun har reist, og eventuelle kostnadssteder, går direkte inn i bedriftens regnskapssystem. Ingen ligger ute med penger og ingen trenger å gjøre reiseregning.

Den interne administrasjonen blir minimal.

Travel Clearing setter opp bruker-profiler for medarbeidere både hos reisebyrået og i de ulike apper som benyttes for kostnader som ikke går an booke i forveien; taxi, lokaltrafikk. Siden skjer booking og betaling akkurat som vanlig og i linje med bedriftens reisepolicy.

– Mange system som sier att de er kvitteringsløse har jo bare forvandlet papirkvitteringen til bildefiler eller PDF:er sier Andreas Brase fra Travel Clearing.

– Her er kvitteringene helt borte. Det er bare tall som går direkte inn i bokføringen. Alla får betalt i tide og tidsbesparelsen kan dreie seg om tusentalls timer per ansatt hvert år!

I flere år benyttes Travel Clearing sitt system både av alla landets største myndigheter og i alt flere store bedrifter, for eksempel PostNord og Swedbank.

Er du nysgjerrig på hvordan det fungerer i virkeligheten?
Fyll ut skjemaet, så forteller vi deg mer.

Rull til toppen