Ingen reiseutlegg for PostNords personale.

Med 33 000 ansatte og 61 000 utleveringssteder er PostNord et selskap med mange jobbreiser. Med hjelp av Travel Clearing slipper nå de som reiser og ha utlegg for hotell og taxi- og administrasjonen av kvitteringer og bilag er derfor kraftig redusert.

PostNord er en av flere bedrifter som har begynt å benytte seg av Travel Clearing. En betalingstjeneste som er tilsuttet flere tusen ansatte i deres bedrift i Norden og som nesten helt tar bort all håndtering av kredittkort- kvitteringer og personlige utlegg når det gjelder jobbreiser.

– Man snakker ofte om vinn-vinn situasjon, og det er det virkelig her. Alle parter som er involvert i Travel Clearing prosessen kan spare mye tid og penger, sier Per Johansson, Group Travel Manager i PostNord. Med Travel Clearing bestilles og betales alt fra taxi til tog og hotell gjennom app eller bedriftens reisebyrå. Hver reservasjon eller billett er helt elektronisk og digitalt «ferdig opplagt» med personinfo og kostnadssted. Noen kvitteringer finnes ikke og alle kostnader går via reisekontoen i bedriftens bank. Noe som nesten alle bedrifter har, men som mange ikke vet at de har.

– Det er aldri populært å legge ut for reiser personlig, så derfor ville vi få bort den prosessen og samtidig øke kontrollen over våre hotellkostnader. I dag har vi med støtte fra Travel Clearings løsning blitt kvitt tidkrevende utlegg og økt vår kostnadskontroll.

Per Johansson har lang erfaring fra reisebransjen og har god kunnskap om fordelene med Travel Clearing. Han poengterer at det er en smidig og god løsning- samtidig som bedriften kan beholde de samme bookingkanalene som tidligere.

– Våre kunder kommer ikke i kontakt med selve betalingsløsningen, de opplever bare at den praktiske håndteringen har blitt enklere og at selve prosessen er mer smidig Alle direkte fakturaene fra hotellene opphører og minsker derfor administrasjonen mye.

En annen fordel er at betalingsløsningen gjør det enkelt for de som ikke kan få et eget kreditt- eller betalingskort med nok kapasitet.Travel Clearing sørger effektivt for å holde styr på hotellkostnader som bedriften står for og hvor ørige kjøp som minibar og annet betales direkte av den som reiser.

– Vi er veldig fornøyde. Vi sparer både tid og penger og det er en veldig smidig prosess. Implementeringen har gått veldig bra. Neste steg er å se over muligheten til å få mva refusjon fra utenlandske reiser. Med den nye betalings løsningen har vi tilgang på underlag som gjør at vi lettere kan gjøre dette for hele konsernet.

For PostNord innebærer samarbeidet med Travel Clearing att det stilles høyere krav på reisebyråetene ved anbud. Nå for tiden inngår kravet om at bookinger skal kunne debiteres direkte av leverandør mot PostNord sin reisekonto uten noen ekstra ledd.

– Fordelene er mange, men fremfor alt får vi alle kostnadene i samme økosystem. Hotellene betales raskere, og vi vil kunne bedre analysere og identifisere hvordan vår faktiske hotellboende ser ut. En ulempe, som jeg vet at Travel Clearing jobber aktivt, er at det er begrenset plass for reisen til å kommunisere eventuelle ønsker til hotellet. Men jeg håper at det snart blir løst.

Les mer om hvordan Travel Clearing fungerer.

Rull til toppen