Skanska: ”Vi har fått veldig mye mindre administrativt arbeid, samt at det hele har blitt mer smidig”

Monica Wahlberg er innkjøpsansvarlig hos Skanska for alt som har med reiser å gjøre. For henne og Skanska har samarbeidet med Travel Clearing betydd at man har fått bedre økonomistyring, færre feil og mindre administrasjon. Dessuten settes det stor pris på av medarbeiderne.

Skanska er med sine 11.000 ansatte i Sverige en veldig stor innkjøper av reiser. Bare i Sverige legger man mer enn 120 millioner kroner i året på alt fra tog, fly og taxi til leiebiler og hotell.

Monica Wahlberg är inköpsansvarig på Skanska.
Monica Wahlberg er innkjøpsansvarlig hos Skanska.

Det betyr opp mot 30.000 poster i året som skal passere foretakets revisjon. Dessuten skal alt kostnadsføres på spesifikke kostnadssteder slik at hver kostnad belastes på rett del av rett prosjekt.

Takket være Travel Clearings løsning, skjer administrasjonen av alle reisekostnader helt automatisk. Hver gang en reise kjøpes eller en reservasjon gjøres hos Skanska så kodes den korrekt fra starten av. Siden kreves ingen som helst håndspålegging – være seg av økonomiavdelingen eller den som har reist. Betalingen skjer helt automatisk via reisekonto hos American Express og hver eneste krone havner rett i revisjonen digitalt.

– Travel Clearing er fantastiske for oss, sier Monica Wahlberg.

– Vi har en veldig dynamisk foretaksstruktur med mengder av ulike prosjekt og kostnadssteder som dessuten forandres hele tiden. Travel Clearing holder orden på alt dette for oss og vi ser blant annet til at ingen kostnader havner på inaktive prosjekt.
Skanskas HR-avdeling sender løpende lister på ansatte med brukernavn og informasjon til Travel Clearing. Samtidig sendes det lister med aktuelle prosjekt og kostnadssteder. Travel Clearing samkjører disse slik at hver person direkte ved en reservasjon eller betaling bare kan velge mellom «sine» prosjekt… Dette gjelder også for eksempel når en ansatt skal betale Taxi via en taxi-app.

Om reservasjonen skulle skje på et feilaktig nummer, så går ikke betalingen igjennom. Da varsler Travel Clearing Skanskas økonomiavdeling om at noen har forsøkt å benytte et feilaktig nummer og da kan dette løses raskt.
– Dette er en stor forbedring for oss, forteller Monica. Tidligere stoppet mange fakturaer opp og det kunne være litt frem og tilbake med når og hvordan rett kostnadssted og prosjekt ble påført.

– Vi har fått veldig mye mindre administrativt arbeide og det hele er mer smidig.

Settes stor pris på av de ansatte

En stor fordel med Travel Clearing er at systemet er at det er tatt så godt imot av personalet.

– Våre medarbeidere benytter det hele veien! De vet at om de kjøper alle reiser på rett måte, så blir det et minimum av jobb i etterkant for dem.

– Vårt personale er veldig løsningsorienterte og kreative og vil alltid spare penger for oss. Tidligere hendte det at enkelte medarbeidere forhandlet frem særskilte avtaler med for eksempel hotell som senere fakturerte oss. Med all velvilje, men det betydde en hel del administrasjon som ofte spiste opp den tiltenkte gevinsten.

– Nå er det en helt annen ”compliance” til vårt reiseprogram. Medarbeiderne bestiller kun vår policy og følger retningslinjer. De kjenner til at ”dette er faktisk bra for meg”. Til dels slipper de alle reiseregninger og de som er prosjektledere eller liknende har økonomisk informasjon som alltid er korrekt og oppdatert.

– Travel Clearing har tatt frem en prosess og en flyt som gjør at deres tjeneste virkelig benyttes. De er smidige, raske og de har virkelig lært sig Skanska ut og inn.

Travel Clearing er en USP (Unique Selling Point)

Monica mener at en kobling til Travel Clearing er en USP for de foretakene som vil selge reisetjenester til Skanska.

– Når vi gjør en opp- handling, så spør vi alltid om bedriften kan tilby kobling med Travel Clearing. Uten denne muligheten blir administrasjonskostnaden høyere enn om de har det, og da blir tjenesteyteren mindre interessant for oss å jobbe med. Vi vil ikke ha leverandører hvor våre ansatte skal betale med kort, eller som sender egne fakturaer. Vi vil ha inn alt gjennom reisekonto.

Rull til toppen