Moms som betalas av företag i utlandet är pengar som egentligen tillhör det betalande företaget. Men att få tillbaks dessa momspengar kan vara så komplicerat att många struntar i det. Nu finns det ett enkelt sätt att helt automatiskt få tillbaks all den moms som rör hotellövernattningar i utlandet. Något som kan handla om 10 % av totalkostnaden!
Bara i Europa räknar man med att företag låter bli att kräva tillbaks mer än €150 miljarder Euro i moms varje år. En stor del av detta rör kostnader för hotell, där momsen kan vara från 7 – 20 %.
Även om företaget anlitar en tjänst för moms-återbäring så kan det vara svårt att få tillbaks pengar för hotellkostnader eftersom fakturorna ofta inte innehåller den information som behövs. Även om de har all den information som krävs för bokföring och utbetalning av reseräkningar så kan det saknas specifika detaljer som just moms-myndigheterna kräver.
Problemet ligger i att all information måste vara med i själva betalningstillfället. Därför är speciella reseräkningssystem eller fotograferade kvitton inget alternativ för moms-återbäring eftersom betalningen då redan skett enligt det som kallas ”Nivå 1” (på bilden nedan kan du se skillnaden mellan de lika nivåerna.)
Lösningen är att använda en resebyrå som betalar hotellet med en så kallad ”Nivå 3” lösning.
I en sådan lösning får hotellet sin betalning samtidigt som all nödvändig information för automatiserad momsåterbäring dokumenteras elektroniskt.
En gång i månaden kommer en fil med alla kontots transaktioner och alla dessa detaljer till företagets redovisning. Det gör också att den som reser inte behöver spara kvitton eftersom all information som behövs gått direkt in i bokföringen. En eller flera gånger om året betalas momsen som företaget betalat utomlands tillbaka till förtaget. Samtidigt går det också att snabbt och enkelt ta fram statistik och kostnadsunderlag för till exempel kundfakturor.
Få in alla företagets resor på ert resekonto
Resekontot gör inte bara att du kan få tillbaks moms på utländska hotellnätter. Det kan också spara mycket tid och pengar i administration – både för den enskilde resenären och för arbetsgivaren. Ju fler resor som betalas genom resekontot desto större besparing, eftersom alla lösa kvitton och all hantering av reseräkningar försvinner.
Men det går även att få in kostnader som inte kommer från resebyrån på företagets resekonto. Det svenska företaget Travel Clearing har en tjänst som låter företaget samla nästan alla sina resekostnader på resekontot. Tågresor, hyrbilar, taxi och till och med lokaltrafik och flygbussar.
Precis som i fallet med hotellen kommer all nödvändig information med helt automatiskt och några kvitton behövs inte.
Vill du veta mer om vad Travel Clearing och resekonto kan betyda för ditt företag?
Fyll i formuläret här
