Med 33 000 anställda och 6 100 utlämningsställen är PostNord ett företag med många resor för sin personal. Med hjälp av Travel Clearing slipper nu de som reser att ligga ute med pengar för hotell och taxi – och administrationen av kvitton och fakturor har därmed kraftigt reducerats.
PostNord är ett av allt fler företag som börjat använda sig av Travel Clearing. En betaltjänst som anlitas av flera tusen företag i Norden och som nästan helt tar bort all hantering av kreditkortskvitton och personliga utlägg när det gäller resor.
– Man talar ofta om win-win, och här är det verkligen så. Alla parter som är involverade i Travel Clearing processen kan spara mycket tid och pengar, säger Per Johansson, Group Travel Manager på PostNord. Med Travel Clearing bokas och betalas allt från taxi till tåg och hotell genom appar eller hos företagets resebyrå. Varje bokning eller biljett är helt elektronisk och digitalt ”uppmärkt” med resenär och kostnadsställe. Några kvitton finns inte och alla kostnader går via resekontot hos företagets bank. Något som nästan alla större företag har, men som många inte ens vet om.
– Det är aldrig populärt att ligga ute med egna pengar så vi ville därför få bort den processen men samtidigt öka kontrollen över våra hotellkostnader. Idag har vi med stöd av Travel Clearings lösning blivit av med den tidigare utläggsprocessen och ökat vår kostnadskontroll.
Per Johansson har lång erfarenhet inom resebranschen och är väl insatt i Travel Clearings fördelar. Han poängterar att det är en smidig och bra lösning – samtidigt som företaget kan behålla samma bokningskanaler som tidigare.
– Våra kunder kommer inte i kontakt med själva betallösningen, de upplever bara att den praktiska hanteringen har blivit enklare och processen mycket smidigare. Alla direktfakturor från hotellen har också helt upphört vilket kraftigt minskat administrationsbördan.
En annan fördel är att betallösningen underlättar för de medarbetare som inte kan få ett eget kredit- eller betalkort med tillräckligt stort utrymme. Travel Clearing ser till att effektivt hålla isär de hotellkostnader som företaget godkänt med resenärens övriga beställningar såsom minibar, kemtvätt el dyl. som betalas direkt av den som reser.
– Vi är väldigt nöjda. Vi sparar både tid och pengar, det är en mycket smidig process och implementeringen har gått väldigt bra. Nästa steg är att se över möjligheten till återbetalning av moms från utlandsvistelser. Med den nya betallösningen har vi tillgång till underlag som gör att vi lättare kan göra detta för hela koncernen.
För PostNord innebär samarbetet med Travel Clearing att det ställs högre krav på resebyråerna vid upphandling. Numera ingår kravet att bokningar ska kunna debiteras direkt av leverantören mot PostNords resekonto utan extra mellanhänder.
– Fördelarna är många men framförallt att vi får alla kostnader i samma ekosystem. Hotellen får snabbare betalt och vi får möjlighet att bättre analysera och identifiera hur vårt faktiska hotellboende ser ut. En nackdel, som jag vet att Travel Clearing aktivt jobbar på, är att det finns ett begränsat utrymme för resenären att kommunicera eventuella önskemål till hotellet. Jag hoppas dock att det snart ska vara löst.
