Skanska: ”Vi har fått väldigt mycket mindre administrativt arbete och krånglet har minskat markant.”

Monica Wahlberg är inköpsansvarig på Skanska för allt som har med resor att göra. För henne och Skanska har samarbetet med Travel Clearing betytt att man fått bättre ekonomistyrning, färre fel och mindre administration. Dessutom gillas det av medarbetarna.

Skanska är med sina 11.000 anställda i Sverige en mycket stor köpare av resor. Bara i Sverige lägger man mer än 120 miljoner kronor om året på allt från tåg, flyg och taxi till hyrbilar och hotell.

Monica Wahlberg är inköpsansvarig på Skanska.
Monica Wahlberg är inköpsansvarig på Skanska.

Det betyder upp emot 30.000 poster om året som ska passera företagets redovisning. Dessutom ska allt kostnadsföras på specifika kostnadsställen så att varje kostnad belastar rätt del av rätt projekt.

Tack vare Travel Clearings lösning sker administrationen av alla resekostnader helt automatiskt. Varje gång en resa köps eller en bokning görs hos Skanska så kodas den rätt från början. Sedan krävs ingen som helst handpåläggning – vare sig av ekonomiavdelningen eller den som rest. Betalningen sker helt automatiskt via resekonto hos American Express och varenda krona hamnar rätt i redovisningen helt digitalt.

– Travel Clearing är fantastiska för oss, säger Monica Wahlberg.

– Vi har ju en mycket dynamisk företagsstruktur med mängder av olika projekt och kostnadsställen som dessutom förändras hela tiden. Travel Clearing håller reda på allt detta åt oss, och ser bland annat till att inga kostnader hamnar på inaktiva projekt.

Skanskas HR-avdelning skickar löpande listor på anställda med användarnamn och information till Travel Clearing. Samtidigt skickas listor med aktuella projekt och kostnadsställen. Hos Travel Clearing samkörs sedan dessa så att varje person direkt vid en bokning eller betalning bara kan välja mellan ”sina” projekt… Det gäller även till exempel när en anställd ska betala Taxi via en taxi-app.

Om bokningen skulle ske på ett felaktigt nummer så går inte betalning-en iväg. Istället varskor Travel Clearing Skanskas ekonomiavdelning om att någon försökt använda ett felaktigt nummer och då kan detta lösas snabbt.

– Detta är en stor förbättring för oss, berättar Monica. Tidigare blocka-des många fakturor och det kunde vara lite si-och-så med när och hur rätt kostnadsställen och projekt skrevs in.

– Vi har fått väldigt mycket mindre administrativt arbete och krånglet har minskat markant.

Uppskattas av medarbetare

En stor fördel med Travel Clearing är att systemet tagits så väl emot av personalen.

– Våra medarbetare använder det verkligen! De vet att om de köper alla resor på rätt sätt så blir det ett minimum av arbete för dem själva.

– Vår personal är väldigt lösningsorienterade och kreativa och vill all-tid spara pengar för oss. Så tidigare hände det att enskilda medarbetare förhandlade fram specifika avtal med till exempel hotell som sedan faktu-rerade oss. I all välvilja, men det betydde en hel del administration som ofta åt upp den tänkta vinsten.

– Nu är det en helt annan ”compliance” till vårt reseprogram. Medarbetar-na beställer enligt vår policy och riktlinjer och känner att ”detta är faktiskt bra för mig”. Dels slipper de alla reseräkningar och de som är projektledare och liknande har ekonomisk information som alltid korrekt och uppdaterad.

– Travel Clearing har tagit fram en process och ett flöde som gör att deras tjänst verkligen används. De är agila och snabba och har verkligen lärt sig Skanska utan och innan.

Travel Clearing är en USP

Monica menar att en koppling till Travel Clearing är en USP för de före-tag som vill sälja resetjänster till Skanska.

– När vi gör upphandlingar så frågar vi alltid om företagen kan erbjuda koppling till Travel Clearing. Utan en sådan blir administrationskostnaden högre än om de har det, och då blir det företaget mindre intressant för oss att jobba med. Vi vill inte ha leverantörer där våra anställda ska betala med kort, eller som skickar egna fakturor. Vi vill ha in allt genom resekonto.

Scroll to Top