Den som reser mycket i tjänsten kan ofta ha flera pass och mängder med små och stora utlägg för visum och andra resedokument. Comet Consular är en typ av ”dokumentspeditör” som hanterar och håller koll på all dokumentation. Och låter sina kunder betala via Travel Clearing och resekonto – helt utan utlägg eller manuell redovisning.
Även om svenska och nordiska pass är bland de som gör det lättast att resa utan visum så krävs det många dokument för verksamheter med mycket resor. Allt från enkla ESTA för den som ska till USA på en kort resa, till komplicerade översatta handlingar för personal som ska arbeta eller göra affärer i länder med specifika byråkratiska krav.
Comet Consular är en one-stop-shop för alla typer av resedokument och sköter all hantering åt sina kunder.
– Vi tar hand om både de fysiska dokumenten som pass och viseringar, som all digital hantering, berättar Lasse Grahn som är Key Account Manager.
– Det är vårt jobb att hålla reda på tider, kostnader och de olika regler som gäller. Vi är lite som en speditionsbyrå kan man säga. Våra kunder ska veta att deras dokumentation är i ordning och att de inte behöver tänka på det.
En del i Comet Consulars verksamhet är att man tar hand om alla de kostnader som uppstår. Det kan röra sig om allt från några hundralappar till 1000-tals kronor. Kostnader som för det mesta måste erläggas i förskott för att ärendet ens ska behandlas.
– Det är många små belopp, och även om vi tar ut en hanteringsavgift så är det ansträngande för vår likviditet. Trots att vi samlar alla kostnader på en faktura så blir det också mycket manuellt arbete för kunden när det ska bokföras på olika kostnadsställen och liknande.
Enkelt med resekonto.
Sedan ett tag tillbaks erbjuder nu Comet Consular sina kunder att betala via resekonto och Travel Clearing. Det gör livet mycket enklare för alla parter menar Lasse Gahrn.
– Vi skickar en elektronisk faktura till kundens resekonto via Travel Clearing. Eftersom varje kostnad hänförs till en individ så kodar vi fakturan med den informationen och det gör att den går rakt igenom kundens affärssystem och bokförs på rätt ställe direkt. Vi får pengarna inom någon dag och kunden slipper vår hanteringsavgift.
Tobias Persson som är försäljningschef på Travel Clearing ser ännu fler fördelar;
– Visum och resedokument är ju just resekostnader. Genom att Comet Consular får in dem i vårt system så kräver kräver de minimal handpåläggning både av resenären och arbetsgivaren. Dessutom slipper personalen både utlägg och reseräkningar.
När det gäller visum kan den interna administrativa kostnaden per visering annars bli högre än kostnaden för själva tjänsten.
