Att hålla reda på sina resekostnader tar många timmar i anspråk – och kostar också mycket pengar i den interna administrationen.
Med hjälp av Travel Clearings betaltjänster behöver Swedbanks omkring 6 000 affärsresenärer inte samla in lika många kvitton som tidigare under sina tjänsteresor. Dessutom lägger de mycket mindre tid på resekontot och redovisning när de kommer hem.
Med Travel Clearings koncept hamnar resenärernas flyg- och tågbiljetter, hotell- och hyrbilsräkningar på samma konto och faktureras centralt till Swedbank. I faktureringen anges automatiskt vem det är som reser, vilket kostnadsställe och till och med eventuellt projekt – allt kommer in i systemen direkt vid bokningen.
– Den här betallösningen är väldigt smart, det var visionärt av skaparna bakom Travel Clearing att komma på det, berättar Evaldas Darskus, Group Travel Manager, Swedbank.
Idag slipper Swedbanks affärsresenärer lägga ut pengar, reda ut alla kvitton i efterhand, eller använda sitt privata kreditkort när det gäller utgifter för flyg, hotell, tåg och hyrbil.
– Vi började använda Travel Clearing i september 2015, vi har 6.000 affärsresenärer som använder tjänsten och det har fungerat helt perfekt. Innan vi valde Travel Clearing letade vi ett bra tag, vi tittade på olika system men hittade ingen liknande lösning som kunde erbjuda en lika hög nivå av funktionalitet.
Tidigare har Swedbanks affärsresenärer själva i regel fått ligga ute med pengar i väntan på att administrationen skulle hantera deras hotell-, flyg, hyrbil- respektive tågkvitton efter olika resor. Det är en process som tar tid och kostar pengar i administration, samtidigt som ett borttappat kvitto betyder att den anställde förlorar pengar.
– Jag vet hur det är när man är ute och reser och ska hålla reda på alla kvitton och utgifter för biljetter, hyrbilar och hotellrum – man kommer hem med plånboken full av papper. Med den här betallösningen slipper våra anställda använda sig av sina privata kreditkort eller av företagets bankkort för just de här utläggen. I stället får vi alltihop på en enda räkning i slutet av månaden, förklarar Evaldas Darskus.
Fakturan kommer elektroniskt och varje post är redan från början försedd med all den information som gör att kostnaderna bokförs rätt. Gensvaret från de anställda har varit väldigt positivt. Betallösningen är smidig och det är skönt att slippa hantera lika många kvitton och ligga ute med onödiga pengar privat.
– Med Travel Clearing tjänar vi både tid och pengar. Ta till exempel en grupp med 16 resenärer, det blir väldigt många kvitton och utbetalningar som ska administreras efter resans slut. Vi kanske inte sparar in på faktiska utgifter men vi sparar indirekt in betald tid för administrationen. Med den här betallösningen får vi samtidigt väldigt god statistik över hur mycket resekostnader vi har, nedbrutet på detaljnivå om vi vill..
Travel Clearing utvecklar kontinuerligt sina tjänster och det tillkommer nya funktioner efter hand. Systemet utvidgas just nu med ännu fler resmöjligheter, som lokal taxi och lokal buss-, tunnelbane- och tågtrafik. Målet för Swedbank är att integrera utgifter för taxi i slutet av 2017 och regionbussar och lokaltrafik under 2018.
– Jag har bara hört några få negativa invändningar, att de anställda förlora r vissa möjligheter att samla bonuspoäng och att det finns vissa mindre hotell utanför kedjorna där Travel Clearing inte är så välkänt. Det fungerar perfekt i Skandinavien och Baltikum men det finns regioner där infrastrukturen inte är så utvecklad. För min del ser jag det verkligen som en världsomspännande lösning, avslutar Evaldas Darskus.
