Trots att de flesta av oss aldrig har tappat en 500-lapp, så är vi många som blivit av med ett Taxi-kvitto med samma värde. Något vi brukar upptäcka i samband med att det är dags att göra reseräkning…
På fler än 100 svenska myndigheter och hundratals stora företag är detta inte längre ett problem. Där har Travel Clearing helt tagit bort alla kvitton från resandet. Både pappersvarianten och digitala.
Det är märkligt det här med kvitton. Hur noggrann man än är, så är det nästan mer regel än undantag att det saknas ett kvitto när det är dags för reseräkning. Ofta är det Taxi-kvitton eller biljetter från tåg eller flygbussar, men även hotellens stora A4-kvitton kan försvinna på ett sätt som sedlar sällan gör. Resultatet är att det blir dyrt för oss som reser, när vi inte får våra pengar från ekonomiavdelningen. Eller tvingas betala tillbaka för ett inköp på företagskortet.
På fler än 100 svenska myndigheter är detta inte längre ett problem. Här använder man numera Halmstad-företaget Travel Clearings system som gör betalning av allt från hotell till tunnelbana helt kvittolöst. Det betyder INGA kvitton på resekostnader. Inte ens digitala.
När en resekostnad betalas – vare sig det är direkt eller via resebyrå – så går pengar direkt från företagets resekonto. All information om vem som åkt, vart han eller hon åkt, och eventuella kostnadsställen, går direkt in i företagets affärssystem. Ingen ligger ute med pengar och ingen behöver göra reseräkningar.
Den interna administrationen blir minimal.
Travel Clearing sätter upp användarprofiler för medarbetare både hos resebyråer och i de olika appar som används för kostnader som inte går att boka i förväg; taxi, lokaltrafik. Sedan sker bokning och betalning precis som vanligt och i linje med företagets resepolicy.
– Många system som säger att de är kvittolösa har ju bara förvandlat papperskvitton till bildfiler eller PDF:er säger Andreas Brase på Travel Clearing.
– Här är kvittona helt borta. Det är bara siffror som går direkt in i bokföringen. Alla får betalt i tid och tidsbesparingen kan röra sig om dussintals timmar per anställd varje år!
Sedan flera år används Travel Clearings system både av alla landets största myndigheter och allt fler stora företag, som till exempel PostNord och Swedbank.
Är du nyfiken på att se hur det fungerar i verkligheten? Fyll i formuläret här så berättar vi mer.
