Den som reiser mye i jobben kan ofte ha flere pass og mengder med små og store utlegg for visum og andre reisedokumenter. Comet Consular er en aktør som håndterer og holder orden på all dokumentasjon. De lar kundene sine betale via Travel Clearing og reisekonto – helt uten utlegg eller manuell håndspåleggelse.
Selv om norske og nordiske pass er blant de som gjør det lettest å reise uten visum, så kreves det mange dokumenter for bedrifter med hyppige reiser. Alt fra enkle ESTA for den som skal til USA på en kort reise til kompliserte oversetninger for personal som skal arbeide eller gjøre forretninger i land med spesifikke byråkratiske krav.
Comet Consular er en one-stop-shop for alle typer av reisedokumenter og foretar all håndtering på vegne av sine kunder.
– Vi tar hånd om både de fysiske dokumentene som pass og visum, samt all digital håndtering, forteller Lasse Garhn som er Key Account Manager.
– Det er vår jobb å holde styr på tider, kostnader og de ulike reglene som gjelder. Vi er litt som et videreformidlings byrå kan man si. Våre kunder skal vite at deres dokumentasjon er i orden og at de ikke behøver å tenke på det.
En del i Comet Consular sin virksomhet er at man tar hånd om alle de kostnadene som oppstår. Det kan dreie seg om alt fra noen hundrelapper til 1000-tals kroner. Kostnader som for det meste må betales på forskudd for at ærendet skal behandles.
– Det er mange små beløp og det tas ut en håndteringsavgift, det er anstrengende for vår likviditet. Tross at vi samler alle kostnader på en faktura så blir det fortsatt mye manuelt arbeide for kunden når det skal bokføres på ulike kostnadssteder og lignende.
Enkelt med reisekonto.
Comet Consular tilbyr nå sine kunder å betale via reisekonto og Travel Clearing. Det gjør livet mye enklere for alle parter mener Lasse Gahrn.
– Vi sender en elektronisk faktura til kundens reisekonto via Travel Clearing. Ettersom hver kostnad tilhører hver individuelle reisende, så koder vi fakturaen med den informasjonen og det gjør at den går rett inn i kundenes regnskapssystem for bokføring på rett sted direkte. Vi får pengene etter kort tid og kunden slipper vår håndteringsavgift.
Tobias Persson som er salgssjef hos Travel Clearing ser enda flere fordeler;
– Visum og reisedokumenter er jo bare reisekostnader. Gjennom at Comet Consular får inn dem i vårt system, så krever det minimalt med håndspåleggelse både for den reisende og for arbeidsgiveren. I tillegg slipper personalet både utlegg og reiseregninger.
Når det gjelder visum kan den interne administrative kostnaden per visering eller bli høyere enn kostnaden for selve tjenesten.
