Det store forretningsreisebyrået HRG er en av de aktørene som gjerne ser til at deres kunder benytter seg av Travel Clearing for å minske papirarbeidet. En positiv bieffekt av betalingsløsningen er at det blir enklere å få de jobbreisende å booke inn seg på rett hotell og flyselskap i henhold til bedriftens policy.
Forretningsreisebyrået HRG er en av de riktig store aktørene i verden, med 14 000 ansatte i mer enn 120 land. Siden 2010 har man benyttet seg av Travel Clearing for å redusere sine kunders administrasjon.
– Travel Clearing fant tidlig en måte og redusere utgifter og dødtid innenfor reisebransjen som de store aktørene var for sene med. Vi hadde for eksempel kunder som ikke ville bli debitert med kredittkort – i stedet benyttet vi oss av vouchers som løstes inn av hotellene, forteller Joachim Erenius, ansvarlig for samtlige HRG:s kunder i Norden.
Fra Travel Clearing sin side kom raskt ideen om å overføre papirvoucherne digitalt – til en slags e-vouchers – av flyets modell. Dette sparte tid, penger og var en mindre omstendelig prosess sammenlignet med å skrive ut dem ved hotellbookingen. Ganske snart innførte man samme konsept på tog, taxi og leiebil.
– Den store nytten er om du er jobbreisende hos en bedrift som benytter seg av Travel Clearing, så kan du reise med taxi hjemmefra til Arlanda, fly ned til Gøteborg, ta ut en leiebil på flyplassen, dra opp til Skövde og sjekke inn på ditt hotell, og senere gjøre hele reisen hjem, samtidig som du aldri trenger å ta opp kredittkortet ditt. Da alt kommer direkte på bedriftens reisekonto.
– Det er der verdien oppstår, færre elementer man må gjøre reiseregning på, og det var da vi begynte å selge inn systemet til våre kunder, forklarer Joachim Erenius.
Travel Clearing er i praksis en link mellom ulike reiselivsaktører og kundenes reisekonto. Enkelheten øker i hele bestillingsprosessen og det blir som en bonus smidigere for den jobbreisende å sjekke ut fra hotellet – en slags express check-out.
– For oss er nytten at våre kunder har en bra og kostnadseffektiv betalingsprosess. Travel Clearing debiterer kunden en liten avgift for denne prosessen, det blir en gammeldags, hederlig win-win-situation, fortsetter han.
HRG har jobbet med Travel Clearing siden årsskiftet 2010/2011 og Joachim Erenius poengterer at systemet sparer tid – både for HRG, for den jobbreisende, for bedriften og i flyten.
– Det er en stor fordel å slippe og sitte med alle papirene/kvitteringene, alt går på reiseregningen og det er i store drag årsaken til at våre kunder liker det. Den jobbreisende trenger ikke å legge ut så mye penger og de som ikke vil ha sitt kredittkort i hotellets profil kan unngå det. Både vi og kunden setter pris på Travel Clearing ettersom det tilfører en merverdi – det forenkler og våre kunder setter pris på det.
At fly- og hotellkostnader går gjennom Travel Clearing har også en annen bonus – det er enklere å styre de reisende til de flyselskap og hotell som bedriften har som policy å benytte. Er prosessen smidig er de ansatte ved ulike bedrifter mer utsatte for å velge rett, noe som samtidig gjør det lettere for dem å følge respektive bedrifts policys.
– Implementeringen fra vår side har gått veldig bra. Nå har vi begynt å innføre systemet i Finland og ser videre på Norge.
– Når vi begynte var dette et svensk fenomen, i dag er det globalt. Samtidig har vi i Sverige kommet mye lengre enn andre land. Vi skulle ville implementere samme prosess ute i Europa – på kunder i for eksempel Tyskland og England. Et framtidsscenario er å ha samme prosess med våre kunder i hvert land, avslutter Joachim Erenius.
